Checklist voor vergaderplanning

Vergaderingen vormen een integraal onderdeel van het bedrijfsleven. Je gebruikt ze om ideeën te genereren, informatie te communiceren, relaties op te bouwen en beslissingen te nemen. Hoe waardevol een vergadering ook is, ze nemen u echter uit de buurt van het onmiddellijke werk bij de hand - en u moet op anderen vertrouwen om hun waarde te maximaliseren. Vergaderingen die vaag zijn of eeuwig lijken te duren, zijn walgelijk voor zelfs de beste werknemers. De sleutel tot succes is het hebben van een duidelijke visie om samen te komen en georganiseerd te zijn in je uitvoering.

Agenda

Elke vergadering heeft een doel. Stel dat uw non-profitorganisatie een subsidie ​​voor gezondheidszorginnovatie nastreeft en een concurrerend projectconcept moet ontwikkelen. Het doel dat u wilt bereiken, stimuleert de agenda van de vergadering - of een lijst met onderwerpen die moeten worden besproken. Bijvoorbeeld: introducties, de geschiedenis van de organisatie met zijn financier, overzicht van subsidie-richtlijnen, mogelijke projectideeën en actie-items. Als u een vervolgvergadering houdt, vervang dan inleidingen door een samenvatting van uw vorige discussie en waar de inspanningen nu gelden. Schrijf je agenda in overzichtsvorm; bovenaan, inclusief de datum, deelnemers en locatie van de vergadering. Breng de agenda op de hoogte van iedereen die eraan deelneemt, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en van tevoren gedachten of vereiste materialen kunnen voorbereiden.

Deelnemers

Het is van cruciaal belang dat de juiste mensen aan uw vergadering deelnemen. Typisch is er een gastheer of moderator die door de agenda loopt en de discussie op het goede spoor houdt. Deelnemers moeten rechtstreeks verbonden zijn met hun doel, hetzij als beslissers of begunstigden. In navolging van het vorige voorbeeld kunnen genodigden de ontwikkelingsdirecteur, ontwikkelingsassistent, technisch directeur en medewerker programmatieplanning zijn. Beperk de grootte van de vergadering zo veel als je kunt. Breng ook persoonlijkheden in balans, zodat deelnemers zich veilig, verbonden en geïnspireerd voelen om te delen. U kunt de resultaten van de vergadering delen met anderen die hiervan op de hoogte moeten zijn via gedetailleerde notulen of algemene samenvattingen.

scheduling

Het regelen van een vergadertijd is een van de meer uitdagende aspecten - vooral naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Gelukkig heeft technologie dit gemakkelijker gemaakt. Opties omvatten het controleren van gedeelde agenda's binnen het netwerk van uw bedrijf, met behulp van een online planningsprogramma zoals Doodle of het verzenden van een e-mail met ten minste drie tijdvakken waarop mensen kunnen reageren met hun beschikbaarheid. Concentreer u op tijden die het minst verstorend zijn voor de workflows van deelnemers. Vermijd bovendien dat u te lange of te korte lengtes tegenkomt. Meest bereik tussen 30 minuten en 2 uur. Je agenda kan altijd worden aangepast aan de spreektijd.

Plaats

Een ander belangrijk stuk van de puzzel is uw vergaderlocatie. Sommige vergaderingen vinden persoonlijk plaats en vereisen fysieke ruimte. Als de locatie is gereserveerd, moet u ervoor zorgen dat deze gratis is tijdens de geplande tijdsleuven die u naar de deelnemers stuurt. Als de vergadering offsite is, stuur dan een duidelijke routebeschrijving. Kies ook een ruimte die groot genoeg is voor iedereen die aanwezig zal zijn. U kunt al dan niet een stoelarrangement hebben. Een aantal vergaderingen vindt plaats via teleconferentie of via online programma's zoals GoToMeeting. Circuleer inbelnummers, wachtwoordleutels, webadressen en wachtwoorden naar alle deelnemers aan de vergadering met eenvoudige instructies.

 

Laat Een Reactie Achter