Communicatieproblemen in een bedrijf

Tussen conference calls, e-mail, instant messaging, vergaderingen, memo's, teksten, tweets, videochats en meer proberen mensen met elkaar te communiceren. Dus waarom zijn er communicatiestoringen? Misschien kent u dit scenario: er ontstaat een communicatieprobleem en het komt erop neer: "Hij zei, zij zei" of "Wie heeft dit gezegd of niet gezegd?" of "Wie heeft die e-mail verzonden of niet verzonden of ontvangen ?" Als je het beu bent dat iedereen je vingers naar anderen wijst, denk dan eens aan enkele van de redenen waarom communicatiestoornissen optreden en wat je eraan kunt doen.

Communicatie overbelasting

Probleem: met zoveel manieren om te communiceren, van persoon tot persoon naar sms'en, kan het zijn in de bedrijfswereld aanvoelen als informatie-overload. Tussen persoonlijke en zakelijke communicatie lijkt het alsof er een constante aanval is en de enige redelijke oplossing is om uit te schakelen. Medewerkers met dringende deadlines negeren sms-berichten en telefoontjes, en velen controleren hun e-mail niet. Belangrijke berichten over vergaderingen, statistieken en problemen worden verzonden maar niet gezien.

Oplossing: Stimuleer het stroomlijnen voor alle communicatie. Tegenwoordig is de meeste zakelijke communicatie via e-mail. Het is van vitaal belang dat iedereen afzonderlijke persoonlijke en zakelijke e-mailaccounts heeft en dat ze een bedrijfsbeleid voor hun zakelijke e-mailaccount onderhouden. Dit kan inhouden dat je je afmeldt bij communicatie die niet gerelateerd is aan het werk in hun zakelijke e-mail. Geef iedereen de opdracht om het belangrijkste punt van de e-mail in de onderwerpregel te plaatsen zodat deze eenvoudig kan worden gescand. Afzien van slimme e-mailadressen zoals "techieguy" in het voordeel van simple: naam.company.com. Op die manier kan hun e-mail eenvoudig worden gevonden via een eenvoudige zoekopdracht. Houd vergaderingen tot maximaal 15 minuten, zodat alle teamleden aanwezig kunnen zijn en je hun aandacht niet kunt verliezen.

Gebrek aan Luisteren

Probleem: slechts één persoon in uw team herinnert zich dat hij is verteld over een nieuwe procedure of een behoefte die u verschillende keren hebt behandeld. Dit gebeurt vrij vaak. Of werknemers klagen dat ze u of anderen informatie verstrekken, zoals gevraagd, en krijgen te horen dat het niet is ontvangen.

Oplossing: Iedereen heeft iets te zeggen en heel vaak wachten ze op hun beurt om te spreken in plaats van te luisteren naar wat er wordt gezegd. Benadruk het belang van actief luisteren en zorg ervoor dat je het zelf oefent. Overweeg om er een workshop voor te houden, of maak je eigen sessie door enkele van de problemen op te lossen die optreden tijdens het luisteren. De ene persoon legt bijvoorbeeld een verklaring af en de andere persoon antwoordt met een antwoord waaruit blijkt dat hij niet echt naar de andere persoon luisterde.

Departementale blinders

Probleem: mensen rondom het kantoor klagen dat niemand lijkt te weten wat iemand anders aan het doen is. Ze doen elk hun eigen werk zonder te begrijpen hoe deze zich verhoudt tot de andere banen of tot het bedrijf als geheel.

Oplossing: het is gemakkelijk om verstrikt te raken in uw dagelijks leven zonder rond uw oogkleppen te gluren om te zien wat er om u heen gebeurt. Houd korte informatieve sessies waarbij iemand van elke afdeling een minuut besteedt aan een beschrijving van wat haar afdeling doet en wat haar eigen taak is. Je kunt het zelfs leuk en gedenkwaardig maken door er charles van te maken, waarbij een groep mensen een taak uitvoert en anderen zullen raden welke taak ze uitdelen.

Dood bij levering

Probleem: na vergaderingen, waaronder belangrijke vergaderingen, lijken mensen vaak niet te weten wat er is gezegd of welke actie ze moeten ondernemen. Het is bijna alsof ze niet eens op de vergadering waren.

Oplossing: de kans is groot dat ze alleen in het lichaam aanwezig waren. Hun gedachten waren ergens anders. Als dit bij bijna iedereen gebeurt, is het waarschijnlijk een probleem met het verstrekken van informatie. Beschouw een vergadering als een belangrijk verkooppraatje. Je moet de aandacht van je publiek trekken en je moet die aandacht vasthouden. Tenzij het onderwerp gaat over personeelsverhogingen of bonussen of hoe het personeel een gratis reis naar de eilanden kan verdienen, zijn maar weinig onderwerpen fascinerend. Leer managers om verhalen en anekdotes te gebruiken om aandacht te krijgen en vast te houden. In plaats van een uitleg over wat er met een leverancier kan gebeuren, stuur je een verhaal door over wat er met je is gebeurd met betrekking tot een leverancier. Overweeg deze twee vergaderingsopeningen:

  • "Het doel van de bijeenkomst van vandaag is om te praten over ongeplande klantbijeenkomsten."

    OF

  • "Gisteren ben ik gestopt om mijn favoriete klant te zien en raad eens wat ik heb gevonden ..."

Pas op voor de vliegende geruchten

Probleem: het lijkt alsof er altijd een nieuw gerucht rond het kantoor zweeft. Je verliest een belangrijk account. Mensen worden ontslagen. Het bedrijf kan samengaan en niemand is veilig. De marsmannetjes komen eraan.

Oplossing: soms zijn de geruchten gewoon dom, zoals het spelletje telefoon, waarin elke persoon iets fluistert aan de volgende persoon en aan het einde van de cirkel is de oorspronkelijke opmerking nauwelijks herkenbaar. Maar in veel gevallen zit er een kern van waarheid in, of op zijn minst een mogelijkheid van waarheid. Het management moet vooraan staan, voorafgaand aan de geruchten, en zaken aanpakken waarover mensen zullen horen. Wacht niet tot ze meer te weten komen over de geruchten in de krant of via mond-tot-mondreclame. Zelfs als het een moeilijk gesprek is of je hebt niet alle details, laat je werknemers weten dat je hen op de hoogte zult houden, zodat als ze het niet van je horen, het alleen maar een gerucht is.

 

Laat Een Reactie Achter