Juiste lay-out voor zakelijke brieven

Uw zakelijke communicatie weerspiegelt de professionaliteit van uw bedrijf. Het briefpapier moet het type bedrijf weerspiegelen dat u voert. Een advocatenkantoor, een boekhoudpraktijk of een beleggingsdienstverlener geeft bijvoorbeeld een beeld van vertrouwen en stabiliteit, terwijl een marketingbureau meer baanbrekend en kleurrijk is. Sinds de opkomst van internet zijn e-mail, livechat en privéberichten vaker opgedoken en zijn brieven informeler geworden. Maar het is nog steeds verstandig om de juiste lay-out voor zakelijke brieven te volgen.

1.

Stel de marges in op 1 inch van de boven- en onderkant en de linker- en rechterkant.

2.

Schrijf de naam van uw bedrijf aan de linkerkant van het briefpapier op de eerste regel, links uitgelijnd. Schrijf het adres inclusief het nummer van de suite, indien van toepassing, onder de bedrijfsnaam. De stad, staat en postcode zijn op de derde regel onder het adres. Als uw briefpapier deze informatie heeft voorgedrukt, sla deze stap dan over.

3.

Links uitvouwen, de volgende regel 2 inch vanaf de bovenkant van de pagina of 1 inch onder de stad, staat en postcode van je adres. Schrijf de datum op met behulp van de opmaakmaand, exact gespeld, datum en jaar. De datum kan ook naar het centrum worden getabd en daar worden gestart.

4.

Voer het adres van de ontvanger in: de persoonlijke titel, voornaam en achternaam van de ontvanger, links ongeveer een halve inch onder de datum. Gebruik de juiste persoonlijke titel zoals de heer, mevrouw, mevrouw of mevrouw. Als u niet weet welke titel een vrouw het liefst gebruikt, typ dan de functie van de persoon op dezelfde regel als de naam, achter de achternaam, als de persoon heeft een uitvoerende titel. Als u de titel niet kent, laat u deze open. De bedrijfsnaam gaat op de volgende regel onder de naam en titel van de ontvanger. Het straatadres en het suitenummer gaan onder de bedrijfsnaam met de stad, staat en postcode als de laatste regel.

5.

Sla een centimeter naar beneden en begin met het schrijven van de aanhef, bijvoorbeeld 'Geachte heer Smith', gevolgd door een dubbele punt.

6.

Sla één regel over en begin met de hoofdtekst. Alle paragrafen moeten links gerechtvaardigd worden gelaten. Sla een regel tussen elke alinea over. U kunt de voorkeur geven aan een blokindeling waarbij de eerste regel van elke alinea vlak links is, hetzelfde als de rest van de alinea, of een ingesprongen notatie waarbij de eerste regel van elke alinea 1/2 inch ingesprongen is.

7.

Sla één regel onder het einde van de laatste alinea vóór het sluiten over, links uitgelijnd. Maak een begin met de eerste letter van het eerste woord van de afsluiting, maar niet met de tweede, bijvoorbeeld 'Beste wensen' of 'Bedankt'. Voeg een komma toe na het laatste woord van de sluiting. Sla vier regels over en typ vervolgens uw naam en bedrijfsnaam. Onderteken de letter binnen de vierregelige regel. Als iemand anders de brief heeft getypt, moet hij zijn initialen onder uw getypte naam plaatsen. Als je de letter hebt getypt, bevatten deze niet je initialen.

Tip

  • Als er een tweede pagina naar de letter is, typt u de datum en pagina 2 in de rechterbovenhoek. Sla een regel over en ga verder met de letter.

Waarschuwing

  • Houd het lettertype groot genoeg om duidelijk zichtbaar te zijn. Times New Roman, Arial en Verdana, tussen 10 en 12 punten, werken goed.
 

Laat Een Reactie Achter