Kritieke elementen van een factureringssysteem

Wanneer u een bedrijf opzet, is het een van uw eerste taken om te beslissen hoe u geld van uw klanten moet verzamelen. Klanten betalen u mogelijk met contant geld, creditcards of, als u het aanbiedt, een afbetalingsplan. Ongeacht de manier waarop ze betalen, hebt u een factureringssysteem nodig om klantorders te factureren en bij te houden. Factureringssystemen zijn vaak ontworpen om alles aan te kunnen, van computerheffingen tot het leveren van verklaringen.

Gegevensinvoer en verificatie

Het maken van klantprofielen is essentieel voor het volgen van de bestellingen van uw klanten. U moet de naam, het factuuradres en de betalingsvoorwaarden van uw klant verzamelen. U moet ook externe betalers, zoals verzekeringsmaatschappijen, documenteren en u moet deze gegevens verifiëren. U moet ook product- en service-informatie opslaan, zoals prijs, hoeveelheid en beschrijvingen, in het factureringssysteem. Het ideale factureringssysteem zou deze informatie niet alleen moeten accepteren, het zou intuïtief moeten zijn, zodat u en uw personeel snel informatie kunnen invoeren en terugvinden.

Facturatiecodes

Het ontwikkelen van een codesysteem is belangrijk voor het bijhouden van geld, omdat u de codes kunt gebruiken om producten en services te categoriseren, vooral als u een veelheid aan producten en services aanbiedt. Factuurcodes kunnen ook nuttig zijn bij het beoordelen hoe middelen en tijd worden besteed. Als u claims voor anderen betaalt of presenteert, moet uw factureringssysteem rekening houden met factuurcodes die voldoen aan de vereisten van uw klanten. In een factureringssysteem voor gezondheidszorgdiensten identificeren codes procedures en services die worden uitgevoerd. Codes kunnen raadplegingen, benodigdheden, apparaten en apparatuur identificeren die voor klanten zijn verkregen.

Betalingen volgen

Het volgen van betalingen is een kerntaak van factureringssystemen. Om delinquente betalingen te verminderen, kunt u uw factureringssysteem configureren om naderende vervaldatums te markeren. Het systeem kan uw personeel dan vragen om correspondentie te verzenden die klanten eraan herinnert om hun factuur te betalen. Uw personeel kan het systeem ook gebruiken om klanten met achterstallige rekeningen te identificeren en contact met hen op te nemen. Wanneer u een computergebaseerd factureringssysteem onderhoudt, kunt u betalingsherinneringen instellen en automatisch achterstallige betalingen toevoegen. Voor niet-betalingsproblemen kunt u met factureringssystemen uw eigen collectiediensten rechtstreeks vanuit het systeem beheren.

Veiligheid

Factureringssystemen gebruiken gevoelige gegevens over uw klanten, waaronder kredietscores, burgerservicenummers en inkomsten. Deze informatie is vertrouwelijk en dient alleen bekend te zijn aan bevoegde gebruikers. Factureringssystemen moeten daarom beschikken over controles om ongeoorloofde toegang tot uw gegevens te voorkomen. Als u creditcardbetalingen accepteert, moet u ervoor zorgen dat uw systeem voldoet aan de standaarden van de betaalkaartindustrie, waaronder het regelmatig bijwerken van uw systeem om ervoor te zorgen dat uw netwerk veilig is en dat hackers geen gevoelige informatie kunnen ophalen.

 

Laat Een Reactie Achter