Hoe u best een controlelijst voor projectbeheer of een controlelijst-sjabloon maakt en organiseert

Projectmanagers gebruiken meestal een reeks processen om projectinspanningen te coördineren. Dit zorgt ervoor dat projectteamleden begrijpen wat werk moet worden gedaan en wanneer het moet worden voltooid. Het Project Management Institute definieert vijf procesgroepen: initiëren, plannen, uitvoeren, bewaken en controleren en sluiten. Het maken en organiseren van een controlelijst voor projectbeheer helpt u uw project effectief in te richten en ervoor te zorgen dat u alle aanbevolen stappen uitvoert om het project tot een succes te maken. Maak een checklist voor elk proces of stel een generieke checklistsjabloon in voor alle processen, afhankelijk van de grootte en het bereik van uw project. Voor kleinere projecten kan een enkele checklist geschikter en gemakkelijker te hanteren zijn.

1.

Voer een teamvergadering uit om te brainstormen over de elementen die moeten worden bijgehouden en gecontroleerd voor uw project. Download en bekijk een voorbeeldchecklist. De Microsoft Office-website biedt bijvoorbeeld een checklist met projectinitiatieven die uw team kan evalueren en aanpassen voor uw project.

2.

Open een nieuw document om uw eigen controlelijst voor projectbeheer of een set checklistsjablonen in te stellen. Voer bovenaan een titel in, zoals 'Checklist voor projectbeheer' en centreer deze. Als u bijvoorbeeld Microsoft Word gebruikt, klikt u op de knop Midden op de werkbalk Thuis.

3.

Maak een lijst in een vet lettertype. Lijstvermeldingen moeten koppen bevatten voor de projectnaam, manager, sponsor, klant, datum en andere relevante details. Sla het bestand op met een herkenbare naam, zoals Project Checklist Heading, als u het opnieuw wilt gebruiken als sjabloon voor andere documenten.

4.

Voeg een kop toe voor de eerste projectfase door de tekst "Initiatie" in te voeren. Voeg een tabel toe om de stappen te vermelden die bij het proces zijn betrokken. Als u bijvoorbeeld Microsoft Word gebruikt, klikt u op de knop Tabel op de werkbalk Invoegen. Maak een tabel met twee kolommen. Vermeld in de linkerkolom de vragen die u en uw team moeten beantwoorden om het project op tijd en binnen het budget af te ronden. Typ een vraag zoals 'Zijn projectdoelstellingen gedefinieerd?' Geef in de rechterkolom advies over het beantwoorden van de vraag om het team te begeleiden. Typ bijvoorbeeld de instructietekst "[Vervang deze tekst door uw doelstellingen. Zorg ervoor dat ze specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en actueel zijn.] "

5.

Neem stappen op die van toepassing zijn op uw project, zoals 'Is de businesscase ontwikkeld?' "Is het risico beoordeeld?" "Zijn uw bedrijfsfuncties geïdentificeerd?" "Zijn de projectmijlpalen gehaald?" "Is aan de kwaliteitsvereisten voldaan?" "Ligt het project binnen het budget?" en "Zijn er voltooiingsgoedkeuringen ontvangen?" Gebruik "Een handleiding voor het kenniscentrum van het projectmanagement", beter bekend als de PMBOK-gids, voor extra hulp bij het ontwerpen van processtappen.

6.

Voeg twee kolommen toe aan uw tabel met de labels "Ja" en "Nee". Wanneer u deze controlelijst hebt voltooid, kunnen u en uw team items afronden die met succes zijn voltooid. Als uw checklists een hoog percentage negatieve reacties vertonen, is het projectwerk waarschijnlijk niet voltooid.

7.

Voeg een kop toe met het label 'Actie-items'. Voeg een tabel met drie kolommen in. Als u bijvoorbeeld Microsoft Word gebruikt, klikt u op de knop Tabel op de werkbalk Invoegen en selecteert u drie kolommen. Gebruik de eerste kolom om openstaande taken te vermelden. Vermeld in de tweede kolom het teamlid dat aan de taak is toegewezen. Gebruik de derde kolom om de vervaldatum weer te geven. Voeg eventueel een vierde kolom toe voor opmerkingen.

8.

Herhaal de voorgaande drie stappen voor elk van de resterende vier projectbeheerprocessen of uw eigen systeem. Sla het bestand op als een sjabloon voor een controlelijstjabloon voor gebruik in toekomstige documenten of sla elk proces op als een afzonderlijk bestand. Sla bijvoorbeeld het volledige bestand op met een herkenbare naam, zoals 'Controlelijst van het bedrijf standaardproject'. Als u het bestand wilt opslaan als sjabloon voor toekomstige documenten met Microsoft Word, klikt u bijvoorbeeld op de knop "Bestand", de knop "Opslaan als" en kiest u vervolgens de optie "Word-sjabloon".

 

Laat Een Reactie Achter