Hoe een zakelijk telefoonsysteem te kiezen

Het telefoonsysteem van een bedrijf is de reddingslijn voor klanten, leveranciers en de wereld. Het blijft een van de gemakkelijkste manieren om te communiceren binnen een bedrijf en ook buiten de muren van de organisatie. Het selecteren van het juiste zakelijke telefoonsysteem is een belangrijke beslissing die financiële en operationele gevolgen kan hebben als het verkeerde systeem wordt gekozen. De juiste beslissing nemen over het telefoonsysteem betekent vooruit kijken en plannen maken, net zoals u zou doen bij het onderzoeken van kantoorruimte of meubilair.

1.

Maak het personeelsplan. Bekijk uw businessplan en beslis hoeveel personeelsleden over drie of vier jaar een telefoon nodig zullen hebben. Een eenvoudige zakelijke telefoon met twee lijnen die in een willekeurige elektronische winkel wordt gekocht, kan gemakkelijk vier of vijf medewerkers ondersteunen, maar als u van plan bent extra personeel aan te nemen, wordt die oplossing snel onaanvaardbaar.

2.

Bepaal essentiële functies. Heeft uw bedrijf een receptionist of gebruiken bellers een auto-assistent om personen te bereiken? Heeft u telefonisch vergaderen of doorverbinden nodig? Is voicemail een noodzaak? Maak een lijst met uw essentiële functies en gebruik deze bij het vergelijken van systemen.

3.

Bekijk de geografische locaties van uw bedrijf. Meerdere locaties vragen om een ​​oplossing die heel anders is dan een oplossing die alleen op één kantoor moet werken. Veel telefoonsystemen vereisen een stuk dure hardware op elke fysieke locatie. Als de locaties in grootte verschillen, moet u mogelijk voor elk kantoor een ander type systeem aanschaffen.

4.

Selecteer uw telecommunicatie-technologie. Private Branch Exchange (PBX) -systemen plaatsen de telefoontechnologie voornamelijk op een stuk hardware dat de telefoonlijnen van het telefoonhulpprogramma accepteert. Wanneer een beller uw nummer belt, routeert het PBX-systeem de oproep naar de juiste afdeling of persoon. Voice over Internet Protocol (VOIP) -telefoons gebruiken geen telefoonlijnen of een centraal apparaat. Elke handset is in wezen een kleine computer die wordt aangesloten op een internetverbinding. PBX-systemen kunnen duur zijn en zijn vaak moeilijk te programmeren, maar ze schalen goed, omdat extra handsets goedkoop zijn. VOIP-systemen zijn gemakkelijk te gebruiken en kunnen op veel locaties worden verspreid, maar elk toestel is duur, waardoor het een dure optie is in grotere kantoren. Langdurige personeelsbezetting en locatieplanning zijn nodig om de twee systemen met elkaar te vergelijken en te beslissen welke geschikt is voor uw bedrijf.

5.

Test uw opties voordat u ze aanschaft om te bepalen hoe eenvoudig ze zijn om te programmeren. Hoe eenvoudig is het om nieuwe regels toe te voegen, nieuwe functies te programmeren en ex-werknemers uit het systeem te verwijderen? Veel belangrijke systemen zijn notoir moeilijk te programmeren, waarbij bedrijven worden gedwongen om servicetechnici te betalen om vrij typische aanvragen te programmeren. Kies een systeem dat gebruikersvriendelijk is om doorlopende servicekosten te verlagen.

Dingen nodig

  • Vijfjarig bedrijfsplan

Tips

  • Vraag naar referenties van bedrijven die het betreffende telefoonsysteem gebruiken en kijk hoe ze het systeem leuk vinden.
  • Vraag een demonstratie om te zien hoe gemakkelijk het is om een ​​nieuwe gebruiker toe te voegen.

Waarschuwing

  • Neem geen beslissing zonder de toekomstige groei te wegen.
 

Laat Een Reactie Achter