Hoe voer ik een zakelijke bijeenkomst uit?

Een zakelijke bijeenkomst is een verzameling van gedachten om doelen te bereiken voor een bedrijf. Als bedrijfseigenaar die regelmatig mensen in dienst heeft of regelmatig contact onderhoudt, moet u leren hoe u professioneel en efficiënt een zakelijke vergadering kunt houden. Zodra u het overzicht over uw eerste paar vergaderingen te pakken krijgt, wordt het proces eenvoudiger.

1.

Geef je schriftelijke agenda aan het begin van de vergadering. De agenda moet een gedetailleerde lijst bevatten van elk punt dat u van plan bent te bespreken tijdens de bijeenkomst, evenals een duidelijke begin- en eindtijd. Zorg ervoor dat u de tijd vermeldt die is toegewezen aan elk punt op de agenda.

2.

Open de vergadering met een korte inleiding en bedank iedereen voor het bijwonen, stel de basisregels voor de vergadering in, bijvoorbeeld, onderbreek geen sprekers en volg de tijdlijn nauwlettend, en vat uw doelen samen. Introduceer eventuele 'onbekenden' op de vergadering voordat u verder gaat, zodat iedereen bekend is met elkaar.

3.

Stel een parlementariër in om de agenda zo nodig op schema te houden. Deze persoon zal voorkomen dat andere aanwezigen zich afwenden van raaklijnen, te lang praten, onproductieve argumenten maken, of op een circulaire manier heen en weer gaan met elkaar.

4.

Houd de klok in de gaten als facilitator om te zorgen dat je op schema blijft. De agenda moet een lijst bevatten met het aantal minuten dat u op elk punt wilt besteden om de vergadering te helpen verplaatsen. Zorg ervoor dat het een realistische schatting is, afhankelijk van de ernst van het probleem dat u wilt bespreken.

5.

Ga door met uw vergaderagenda. Geef het woord aan elke persoon die verantwoordelijk is voor elk punt op de lijst met items die ter discussie staan. Als die persoon klaar is, laat hem dan snel iets vragen, bedank hem en ga dan verder met het volgende agendapunt en presentator.

6.

Sluit de vergadering op tijd af. Het herhaaldelijk toestaan ​​van uw vergaderingen in de eindtijd is contraproductief en toont een gebrek aan respect voor de roosters van uw deelnemers. Als u nog steeds onafgemaakte zaken te dekken hebt, neemt u deze over naar uw volgende geplande vergadering of volgt u een e-mail naar de groep.

 

Laat Een Reactie Achter