Regels en manieren voor online vergaderingen

Met onlinevergaderingen kunt u informatie ontmoeten en delen, ongeacht de fysieke locatie. Deze vergaderingen vervangen persoonlijke bijeenkomsten en laten u werken vanuit het comfort van uw huis of kantoor. Online vergaderingen elimineren echter niet de noodzaak van professionaliteit en goede manieren. De meeste regels die van toepassing zijn op online vergaderingen, zijn ook van toepassing op reguliere vergaderingen, hoewel u op de hoogte moet zijn van enkele verschillen voor een productieve online vergadering.

Bereid je voor op de vergadering

U bezoekt veel online vergaderingen vanuit uw thuiskantoor. Deze locatie maakt het verleidelijk om vrijetijdskleding te dragen en je te gedragen zoals je dat normaal gesproken privé doet. Weet van tevoren wat de parameters voor de vergadering zijn, zodat u weet wat u moet dragen en hoe stil uw omgeving moet zijn. Als de online vergadering videomogelijkheden bevat, moet u kleding voor het bedrijf aanpassen. Als de telefoonlijnen niet zijn gedempt of als de vergadering een vraag- en antwoordperiode bevat, verwijdert u alles wat lawaai maakt tijdens de vergadering, zoals huisdieren en kinderen. Schakel de televisie en radio uit en sluit andere toepassingen wanneer de vergadering begint. Stel het belsignaal van uw mobiele telefoon in op stil of trillen.

Stel jezelf voor

Wanneer de online vergadering begint, stelt u zichzelf voor aan de voor- en achternaam, vooral als u de deelnemers nog nooit hebt ontmoet. Sommige online vergaderingen vinden plaats via videochat, dus andere deelnemers kunnen uw naam aan uw gezicht koppelen. Als de vergadering plaatsvindt in een chatroom zonder video, gebruikt u uw naam wanneer u een opmerking maakt, zodat deelnemers weten wie er spreekt. Gebruik de namen van de deelnemers wanneer u op een opmerking wilt reageren.

Deel uw mening en luister naar anderen

In online vergaderingen, net als in het echte leven, vinden de meeste mensen het onbeleefd als je het gesprek monopoliseert of irrelevante opmerkingen maakt. Wacht tot de huidige spreker klaar is met praten voordat je een opmerking plaatst. Geef elke spreker uw onverdeelde aandacht. Als uw mobiele telefoon overgaat, beantwoord deze dan niet. Controleer uw e-mail niet en blader niet over internet terwijl anderen praten. Behalve dat het onbeleefd is, kan het negeren van andere sprekers negatieve gevolgen hebben, zoals het niet absorberen van gedeeld materiaal tijdens de vergadering.

Tips voor ontmoetingsleiders

Als u de vergaderingleider bent, maakt u een gedetailleerde agenda voordat de vergadering begint. Laat alle deelnemers de agenda van tevoren bekijken en moedig hen aan om ideeën en vragen te ontwikkelen die ze tijdens de vergadering kunnen delen. Als leider is het uw verantwoordelijkheid om de vergadering gefocust te houden. Maak een lijst met vragen om de deelnemers te vragen. Wanneer de vergadering begint, volgt u de agenda om te voorkomen dat u zich gaat verdiepen in gesprekken buiten het onderwerp. Als het gesprek een irrelevante discussie wordt, stuur het dan terug naar het onderwerp. Wanneer deelnemers geen dingen meer te zeggen hebben, zet dan een verdere discussie op gang door vragen te stellen op uw voorbereide lijst. Vraag bijvoorbeeld of iemand een vraag heeft over een specifieke productfunctie of een nieuw bedrijfsbeleid.

 

Laat Een Reactie Achter